Une évaluation des besoins en équipement vous permet de bien définir le type de machinerie nécessaire à vos activités. En ciblant précisément vos besoins, vous serez en mesure de déterminer le moment et les modalités d’acquisition idéaux, notamment par le biais du crédit-bail.
Une analyse rigoureuse vous prépare à faire un choix responsable, rentable et productif. Cela s’applique que vous évoluiez dans le secteur de la construction, de l’excavation, de la foresterie, de la production alimentaire ou dans tout autre domaine exigeant de l’équipement lourd ou sophistiqué.
Qu’est-ce qu’une évaluation des besoins en équipement ?
L’évaluation des besoins en équipement est une démarche structurée qui permet de déterminer le type, la quantité et la capacité de machinerie nécessaires à la réussite d’un projet ou à la croissance d’une entreprise. Ce processus comprend l’analyse des éléments suivants :
- Les objectifs et l’envergure de l’entreprise ou du projet;
- Les contraintes budgétaires;
- Les exigences et les conditions liées à l’entreposage et à l’entretien du matériel;
- L’état et la performance de l’équipement actuel (ainsi que la possibilité de procéder à des mises à niveau);
- Les diverses options d’acquisition, comme l’achat ou le crédit-bail, afin d’obtenir de nouveaux outils ou de la machinerie additionnelle si nécessaire.
Pourquoi effectuer une évaluation des besoins en équipement ?
Comme pour tout autre aspect d’un projet ou d’une entreprise, la planification est essentielle pour prendre des décisions éclairées et obtenir des résultats concrets et positifs. En évaluant vos besoins au préalable, vous serez en mesure d’acquérir le bon équipement dès le départ, que ce soit par l’achat ou le crédit-bail, et d’en récolter rapidement les bénéfices.
Types d’entreprises qui peuvent bénéficier d’une évaluation des besoins en équipement
Toute entreprise dont les activités quotidiennes ou l’exécution de projets dépendent largement d’équipement spécialisé gagnerait à effectuer une évaluation de ses besoins. Cela inclut notamment :
- Les entrepreneurs
- Les organismes gouvernementaux et les municipalités
- Les exploitations minières et les carrières
- Les cliniques médicales et dentaires
- Les entreprises forestières
- Les agriculteurs
- Les restaurateurs
Évaluation des besoins en équipement : un processus en 6 étapes
Une évaluation adéquate des besoins en équipement doit être réalisée selon une approche structurée, étape par étape. Cela permet de déterminer avec précision si l’achat ou le crédit-bail constitue l’option la plus avantageuse pour votre situation.
Étape 1 : Définir l’objectif ou les objectifs de l’évaluation
Le processus d’évaluation doit être adapté à vos objectifs spécifiques. Souhaitez-vous réduire les temps d’arrêt de votre machinerie ? Améliorer votre efficacité opérationnelle ? Réduire votre empreinte environnementale ou vos coûts ?
Posez les bonnes questions et définissez clairement vos priorités avant de commencer, afin de déterminer si l’achat ou le crédit-bail répond le mieux à vos ambitions.
Exemple
Si le propriétaire d’un parc de camions souhaite minimiser l’impact environnemental de ses activités, il pourrait évaluer la faisabilité d’une transition vers des véhicules électriques ou hybrides.
En revanche, si ce même propriétaire a pour objectif de réduire ses coûts, il pourrait comparer le prix élevé d’un nouvel équipement, possiblement acquis par crédit-bail, par rapport aux coûts croissants des pièces et de la main-d’œuvre pour l’entretien de son ancienne flotte. Cela lui permettrait de déterminer le seuil de rentabilité exact pour un remplacement.
Étape 2 : Évaluer les exigences de votre projet ou de votre entreprise
Chaque projet est unique. Posez des questions précises et définissez les besoins de votre entreprise ou de votre projet afin de savoir exactement quels critères prioriser lors de la sélection de votre équipement.
Exemple
Un cabinet d’avocats à gros volume a besoin d’une nouvelle imprimante capable de produire rapidement et de façon fiable des milliers de pages de mémoires juridiques en noir et blanc.
De son côté, un studio de design graphique boutique a également besoin d’une nouvelle imprimante, mais celle-ci doit produire des impressions haute résolution aux couleurs précises pour les épreuves client et les affiches publicitaires.
Étape 3 :Identifiez les limites de votre équipement
Comparez votre inventaire d’équipement actuel (s’il y a lieu) avec celui que vous devriez idéalement utiliser. Relevez les manques à combler et notez les outils désuets.
Posez-vous les questions suivantes :
- Pouvez-vous apporter des ajustements à votre équipement actuel pour accomplir le travail avec ce que vous possédez déjà ? Considérez la polyvalence du matériel et l’utilisation d’accessoires. Évaluez la consommation d’énergie et vérifiez si des mises à niveau, plutôt que des remplacements complets, pourraient avoir le même impact environnemental.
- Quels efforts supplémentaires l’acquisition d’équipement plus récent pourrait-elle exiger, notamment en matière de formation pour les employés qui l’utiliseront ? Aurez-vous besoin d’espace additionnel ? Votre infrastructure et votre personnel actuels permettent-ils l’utilisation et l’entretien de nouveaux équipements ?
Priorisez d’abord les besoins essentiels
C’est une évaluation des besoins en équipement pour une raison : ce processus vous aide à déterminer ce dont vous avez réellement besoin, et non simplement à dresser une liste de souhaits. Votre choix d’équipement aura un impact direct sur l’efficacité de vos projets, votre viabilité financière et votre succès global. Restez concentré !
Le capital devrait être alloué aux outils absolument essentiels pour les tâches principales, la sécurité et la conformité réglementaire. Il n’est pas judicieux d’investir davantage dans des fonctionnalités ou des capacités qui peuvent sembler attrayantes, mais qui ne sont pas réellement nécessaires.
Étape 4 : Trouver le bon équipement
Il est important de vous procurer l’équipement choisi auprès d’un vendeur de bonne réputation. Sélectionnez un fournisseur reconnu et respecté qui se spécialise dans votre domaine d’activité. Recherchez des avis d’experts et des commentaires de tiers. Fiez-vous à vos propres connaissances et à votre expertise pour confirmer que le fournisseur est véritablement un expert.
Renseignez-vous sur la durée de vie prévue de l’équipement, particulièrement si vous optez pour le crédit-bail de matériel d’occasion, comme des excavatrices usagées, et effectuez une évaluation des risques pour identifier les dangers potentiels, les pannes possibles, etc. Assurez-vous que l’équipement trouvé correspond réellement à vos besoins avant de vous engager.
Selon votre secteur d’activité et le type d’équipement, vous pourriez également devoir considérer :
- L’évolutivité, soit la capacité de l’équipement à s’adapter à une utilisation plus ou moins intensive ou à différentes tâches au sein d’un projet ;
- La mise en place (staging), soit la manière dont l’équipement peut être organisé ou entreposé sur le chantier ;
- La modularité, soit la possibilité d’ajuster les fonctions de l’équipement à l’aide d’accessoires ou d’autres modifications.
Étape 5 : Examiner le coût : le choix entre la location et l’achat
Avant de décider s’il convient d’opter pour la location à court terme, le crédit-bail ou l’achat de machinerie lourde, informez-vous sur les avantages et les inconvénients de chaque approche. Peu importe l’option choisie, votre décision doit être directement liée à vos objectifs d’affaires, à votre budget et à votre échéancier. Le crédit-bail offre des avantages fiscaux, mais d’autres facteurs dépendent du type de contrat que vous signez.
Questions importantes :
- Avez-vous besoin d’un crédit-bail à court ou à long terme ?
- Avez-vous besoin d’un crédit-bail saisonnier, ou utiliserez-vous l’équipement à l’année ?
- Avez-vous besoin d’un allégement fiscal immédiat (mensuel) ou êtes-vous en mesure de gérer les taxes liées à un seul achat important ?
Si vous optez pour le crédit-bail, savez-vous comment choisir le bon courtier en financement d’équipement ?
Le coût est, bien entendu, un facteur majeur.
Coût initial par rapport au coût total de possession
Le coût initial, aussi appelé prix d’achat, correspond simplement à la dépense immédiate pour acquérir l’équipement. En revanche, le coût total de possession (CTP) est un calcul global qui englobe toutes les dépenses directes et indirectes liées à la possession ou au crédit-bail d’une pièce d’équipement sur l’ensemble de son cycle de vie, ou pour toute la durée de son utilisation.
Si vous comprenez la différence entre le coût initial et le coût total de possession, vous pourrez déterminer si l’achat ou le crédit-bail est plus judicieux à long terme. Vous pourrez ainsi voir au-delà du prix immédiat et évaluer la rentabilité réelle de l’acquisition, du moment où vous obtenez l’équipement jusqu’à celui où vous vous en départissez.Un mot sur la revente d’équipement : n’oubliez pas que vous pouvez potentiellement vendre votre ancien matériel pour contribuer au coût d’acquisition d’un remplacement. L’équipement est-il encore utilisable ? Répond-il aux normes de sécurité actuelles ? Peut-il être vendu pour les pièces ? Déterminer si vous pouvez vendre vos anciens outils pour compenser l’achat de nouveaux devrait faire partie de votre évaluation globale.
Étape 6 : Créer un plan d’action
À cette dernière étape de votre évaluation des besoins en équipement, regroupez les informations recueillies afin d’élaborer un plan d’action.
Il est toujours utile de disposer d’un échéancier de référence tout au long des étapes d’évaluation, d’analyse et d’acquisition de l’équipement. Lorsqu’une équipe participe au processus, ce type de document devient encore plus essentiel afin que chacun puisse suivre l’avancement des tâches, peu importe son rôle.
N’oubliez pas de tenir à jour votre évaluation des besoins.
Les projets évoluent, la technologie progresse et les conditions du marché changent. Une fois que vous aurez fait l’acquisition de l’équipement, il est judicieux de réviser périodiquement votre évaluation pour vous assurer qu’elle demeure pertinente.
Enfin, la tenue de registres détaillés sur votre évaluation, vos décisions et la performance de votre équipement à long terme sera d’une valeur inestimable pour votre planification future et votre conformité.
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Prendre le temps d’évaluer soigneusement vos besoins avant d’acheter un équipement ou d’opter pour un crédit-bail peut vous éviter bien des problèmes et vous permettre de réaliser des économies.
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